Насколько дороже электронный документооборот?
Перед тем как разобраться с ценообразованием и оценить, что дороже — использовать электронный документооборот в вашей компании или же лучше остаться на старом-добром аналоговом — разберемся, что же такое электронный документооборот.
ЭДО — сокращение для электронного документооборота, это процесс обмена документацией, включая подписанные копии документов для текущей работы — договоров, актов, счетов, так и отчетностью — с контролирующими органами. Подписанный в электронном виде договор имеет ту же юридическую силу, что и бумажный подписанный договор.
Однако, важно учитывать, что ЭД подписываются электронной печатью — уникальным куском кода, который четко указывает на подписанта — юрлицо, должность, ФИО.
Стоимость перехода на электронный документооборот
В этой статье мы лишь приблизительно посчитаем стоимость перехода на ЭДО в маленьких компаниях. Цены на все постоянно меняются и зимой 2023 ценники, указанные в статье могут быть уже неактуальны.
Но вот что вам понадобится для старта:
- Оформление КЭП — квалифицированной электронной подписи. Ее стоимость невысокая и составляет в среднем 170 грн
- КЭП необходимо хранить на токене — защищенном носителе, без него использовать КЭП не получится. Стоимость такого носителя колеблется и зависит от сложности ключа, но в среднем составляет 900 грн
- С логином разобрались, теперь к программе ЭДО. За пример берем самую популярную программу — Медок. Чтобы узнать стоимость оформления подписки на Медок — посмотрите информацию на странице ukrzvit.ua/ru/me-doc/. На сегодня это 1 620 грн в год.
И это все базово необходимое. Итого за 2 690 грн вы получаете все необходимое для отправки и получения документов.
Что же у нас получится по бумажному документообороту? Тут как минимум:
- устройства печати — принтеры, сканеры
- краска и бумага — расходные материалы
- Отправка и получение документов — конверты, марки,
- специальный почтовый ящик для корреспонденции
- архив, где хранится вся документация
Итого на выходе получится, что чем больше договоров в год вы делаете, тем выше будет стоимость ведения оффлайн документооборота и тем больший груз вы собираете в своем архиве.
Дополнительные возможности ЭДО
Электронный документооборот Медок это не только о дешевизне, но и об удобстве. Вы можете заказывать сверки по необходимым периодам с налоговой онлайн, без заполнения больших формуляров и ожидания ответа неделями — в течении трех дней после запроса, в систему поступят документы, которые автоматически распределяются в нужную папку.
Кроме того, если стандартных функций вам будет недостаточно — можно использовать модули Медок, расшриряющие его базовый функционал:
- Модуль учета НДС
- Модуль ведения зарплатных ведомостей с автоматической подачей отчетности
- Модуль учета акцизов и акцизной деятельности
- Модуль Корпорация, который помогает свести все данные по компании в удобную табличную выгрузку
Благодаря модулям и базовому комплекту — пользоваться ЭДО получается быстрее, удобнее и главное безопаснее. Даже для маленьких предприятий.
